商取引にまつわる書類をすべて紙で保存することは、大変な労力がかかるものであり、書類の保管場所を確保するだけでも悩んでしまうものです。決算書や帳簿、請求書などは電子帳簿保存法によって電子データでの保存することが認められており、その基本的な仕組みや利用条件を把握することでペーパーレス化を進められます。

今回は、電子帳簿保存法とは何かといった基本的な仕組みから、各種保存方法や活用するメリットなどを紹介します。

電子帳簿保存法の基本的な仕組み

電子帳簿保存法では帳簿や経理に関する書類などを電子データで保存することが認められています。ここでは具体的な保存方法や2022年1月以降の改正点などを解説します。

電子帳簿保存法における保存方法は2種類

電子帳簿保存法では「電子データ保存」と「スキャナ保存」の2種類の保存方法があります。電子データ保存とは自社で作成したデータやインターネットなどを通じて受け取ったデータをそのまま保存する方法です。

一方、スキャナ保存とは紙で受け取った書類などをスキャンして、データとして保存することを指します。それぞれの方法で保存が認められている書類をまとめると、次のとおりです。

電子帳簿保存法は、これまでに適用範囲の拡大や利用条件などの緩和が法改正のたびに行われています。2022年1月に行われた変更では、適用書類の要件緩和や電子取引における電子データ保存の義務化、罰則規定の強化などがあげられます。

要件の緩和などによって、導入のためのハードルは下がりましたが、なかなか自社だけ対応するのが難しい部分もあります。そのため、必要に応じて外部のソリューションを使うのが有効です。

「iReceipt」はレシートの電子化だけでなく、アプリマーケティングの強化や顧客の購入履歴をうまく活用できる機能が整っています。自社にとって苦手な部分を外部ツールの活用によって上手に補ってみましょう。

変更点におけるポイント

まず適用書類の要件緩和については、事前承認制度の廃止があげられます。以前は電子データ保存やスキャナ保存で国税関係帳簿などを保存する場合には、原則として3ヶ月前までに税務署長などの承認を受ける必要がありましたが、改正後は手続きが不要になりました。

利用するシステムにおいても、システムの操作説明書やマニュアルを備え付け、必要なデータをすぐにダウンロードできる状況であれば問題ないとされています。また、タイムスタンプ要件の緩和や適正事務処理要件の廃止（1名での事務処理が可能）、データの検索項目が日付・金額・取引先のみに限定されました。

電子取引における電子データ保存の義務化については、「真実性の要件」と「可視化の要件」といった基準が設けられており、それぞれに当てはまる項目が定められています。そして、税務処理において悪質な不備があったときには、ペナルティーとして10％の重加算税が課されるなど罰則の強化が盛り込まれたのが特徴です。

多くの企業が取り組んでいる

経理に関する書類や帳簿等の保存は、どの業界でも関りがあるため、多くの企業が電子帳簿保存法に対応した取り組みを行っています。電子帳簿保存法に対応した事務処理を行うことで、社内のペーパーレス化や電子化が進むといったメリットが企業にはあります。

取り組みを推進するほど紙の書類を減らすことができ、書類の保管や管理といった手間が省けます。バックオフィス業務が効率化されることで、収益を生み出す業務に専念しやすくなるといった効果を得られます。

電子レシートは対象になる？導入するメリット

レシートは電子データとして保存可能であり、保存要件も満たしているので電子帳簿保存法の対象となります。レシートを電子化することでどのようなメリットを得られるのかを解説します。

電子レシートの特徴

小売業など普段から紙のレシートを発行する機会が多い業種においては、電子レシートを導入することで業務の効率化を図るだけでなく、お客様に支持されるサービスを提供することでブランドイメージを高めることが重要だといえます。

電子レシートではアプリにデータが保存される場合が多いのが特徴です。ここでは、「iReceipt」の導入企業の事例をもとに、各企業の取り組みを紹介します。

株式会社パン・パシフィック・インターナショナルホールディングス

ドン・キホーテのブランドでお馴染みの同社はイメージキャラクターである「ドンペン」を電子レシートに表示するなど、現状の紙のレシートとは異なるアプローチを取り入れています。ペーパーレス化につなげるだけでなく、購買履歴の確認や問い合わせなどをアプリ内で完結できるのが特長です。

株式会社ファミリーマート

現状の紙のレシートと同じデザインを電子レシートでも取り入れることで統一感を持たせ、利用者に対して違和感が生じないように工夫しています。また、交通系マネーで支払いを行った場合には、支払金額だけでなく残高も同時に記載され、シンプルでわかりやすい設計にしています。

エバグリーン廣甚株式会社

ブランドロゴと同じグリーンをあしらったデザインで、販促機能である「三角くじ」を積極的に活用しています。くじ引きキャンペーンを開催することで、利用者が購入履歴を振り返るだけでなく、買い物をした後にも楽しんでもらえるコンテンツとなるように工夫しています。

紅屋商事株式会社

紙のレシートのイメージを大事にしつつも、ブランドロゴを目立たせるためにカラー表示するなど、電子レシートならではのアレンジを加えているのが特徴です。また、電子レシートの冒頭には「毎度ご来店ありがとうございます」とお客様に対する感謝の気持ちを伝え、コミュニケーションツールとして活用しています。

電子レシートを導入するメリット

電子レシートを導入することで、紙のレシートを発行する必要がなくなるため、レシートプリンターのメンテナンス費用やレシートロールの購入必要などが削減できます。また、電子レシートでは印紙税が不要となるため、その分の費用も削減可能です。

紙のレシートと違って、電子レシートであれば紛失する心配がなく、劣化も起こらないため店舗側にとって返品対応しやすくなるといったメリットもあります。アプリでは単に買い物の履歴を確認するだけでなく、キャンペーンやセール情報など多くの情報を消費者に伝えられます。

さらに、商品の販売後も消費者とコミュニケーションを取りやすく、顧客ロイヤルティを高めることでリピーター化を狙いやすくなるでしょう。

紙の書類を電子化するメリット

紙の書類を電子化することは、導入企業にとってコストの削減や顧客管理に役立つだけでなく、消費者にとってもメリットがあります。電子レシートの場合であれば、非接触でレシート情報を受け取れる点や専用アプリを通じてセール情報などをいち早く知ることができる点などがあげられます。

バックオフィス業務の負担を減らしつつ、自社の顧客にとってもメリットがあることを押さえて、積極的に取り入れていくことが大事です。経費や手間の削減だけでなく、売上を高めることにもつながる可能性がある点を押さえておきましょう。

まとめ

電子帳簿保存法は従来、紙で保管していた書類を電子データとして保存することを認めた法律です。法律で定められている要件などを踏まえて、ペーパーレス化を進めてみましょう。

経費の削減や業務負担の軽減だけでなく、電子レシートなどを活用すれば売上の向上にもつなげられます。顧客にとってもメリットになる部分が多いので、積極的に活用してみましょう。